Как поменять окна в подъезде за счет управляющей компании
за счет УК, судебная практика. Как добиться?
Состояние подъездов во многих многоквартирных домах весьма плачевное.
Собственники квартир вынуждены ежедневно любоваться на отвалившуюся плитку, разбитые окна и обшарпанные стены.
При этом плату за содержания мест общего пользования УК собирает регулярно, а, следовательно, она должна приводить подъезд в надлежащий вид. Как сделать ремонт в подъезде за счет управляющей компании?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-14-90. Это быстро и бесплатно!
8 шагов к внедрению успешных организационных изменений - процветающий малый бизнес
Изменение - это слово, которое вызывает у большинства из нас беспокойство. Однако успешные организации понимают, что, когда они делают то же самое с плохими результатами, могут потребоваться организационные изменения.
Но большинство согласятся, что мы можем вспомнить время, когда в нашей жизни произошли хорошие перемены.
Брак, рождение ребенка, переезд в новый дом или новая работа - примеры позитивных изменений в нашей жизни.Так почему же так сложно проглотить мелочь на работе?
Для любого, кто когда-либо входил в организацию и пытался изменить «то, как обстоят дела», понимает, какое сопротивление могут оказать сотрудники любым усилиям по изменению.
Я работал в организации, которая внедряла некоторые изменения, и мы начали процесс с того, что попросили сотрудников прочитать эту книгу:
Кто переместил мой сыр?: Удивительный способ справиться с изменениями в вашей работе и в вашей жизни
by Dr.Спенсер Джонсон .Книга была просто способом помочь сотрудникам немного по-другому взглянуть на изменения и, надеюсь, принять некоторые изменения, к которым мы готовились.
Было грустно смешно, насколько сопротивлялись сотрудники даже при упоминании об изменении.
В тренинге участвовала женщина, которую мы позже перевели из очень маленькой кабинки в большой общий офис с уединением и новой мебелью.
Можно было бы подумать, что она была бы в восторге от того, что, как мы думали, было бы для нее хорошим изменением, однако она смотрела на это совсем по-другому.
Она была очень расстроена и сказала, что ей «не понравилось, что мы переместили ее сыр».
По иронии судьбы, через несколько месяцев она осознала пользу от переезда и поблагодарила нас.
Это всего лишь простой пример того, как кажущиеся мелочью одни люди могут сильно расстраивать других.
Если действовать одинаково, результат будет одинаков
Некоторые люди становятся привычными, чувствуют себя комфортно и сопротивляются переменам, потому что они заставляют их отменять привычные процессы в их жизни.
Однако успешные организации понимают, что одно и то же приведет к тому же результату и что иногда необходимо что-то изменить, чтобы вывести организацию на новый уровень.
«Безумие: делать одно и то же снова и снова и ожидать разных результатов». Альберт Эйнштейн
Таким образом, независимо от того, идет ли речь о переходе на новую программу, новые политики и процедуры обработки материалов, смене офиса или изменении в плане вознаграждений сотрудникам, изменение должно быть успешным.
Так почему люди сопротивляются переменам? Часто это страх перед неизвестным или, возможно, как изменение повлияет на них.
Когда люди не знают всех ответов, они чувствуют, что потеряли контроль, и это заставляет их чувствовать себя безнадежными.
Руководители организаций несут ответственность за управление усилиями по изменению, чтобы минимизировать негативное влияние на сотрудников.
Для эффективного управления усилиями по внесению изменений важно помочь людям понять, в чем будет заключаться это изменение, и его причины.
Чем более подробно рассказывается о видении изменения, тем лучше сотрудники понимают необходимость и тем менее устойчивы они к изменениям.
8 этапов внедрения изменений
1. Менеджмент поддержки изменений
Сотрудники чувствуют себя комфортно, когда видят, что руководство поддерживает процесс.
Очень важно, чтобы руководство поддерживало изменения и демонстрировало эту поддержку при общении и взаимодействии с персоналом.
Нет ничего хуже, чем отправлять сотрудникам смешанное сообщение.
Если вы не можете поддержать изменение на 100%, даже не думайте о его внесении. Сотрудники узнают об этом, и он самоуничтожится.
2. Кейс для сдачи
Никто не хочет меняться ради изменений, поэтому важно обосновать необходимость изменений.
Доводы в пользу изменений могут исходить из разных источников. Это может быть результатом сбора данных об уровне дефектов, опросов удовлетворенности клиентов, опросов удовлетворенности сотрудников, карточек с комментариями клиентов, бизнес-целей в результате сеанса стратегического планирования или бюджетного давления.
Использование данных - лучший способ определить и обосновать области, которые необходимо улучшить с помощью инициатив по изменениям.
3. Вовлечение сотрудников
Все усилия по изменению должны включать сотрудников на определенном уровне.
Организационные изменения, большие или маленькие, должны быть объяснены и доведены до сведения, особенно изменения, которые влияют на то, как сотрудники выполняют свою работу.
Будь то изменение рабочего процесса, повышение удовлетворенности клиентов или поиск способов снижения затрат, сотрудники имеют опыт, который может принести пользу процессу планирования и внедрения изменений.
Поскольку сотрудники обычно наиболее близки к процессу, важно, чтобы они понимали причину изменений и участвовали в создании нового процесса.
4. Сообщение об изменении
Информирование об изменениях должно быть структурированным и систематическим.
Сотрудники находятся во власти руководства, чтобы информировать их об изменениях.
Когда связь плохая и мельница слухов начинает распространять слухи об изменениях, это может создать сопротивление изменениям.
Проактивность в коммуникациях может свести к минимуму сопротивление и заставить сотрудников почувствовать себя частью процесса.
5. Реализация
После того, как изменение запланировано, важно хорошо информировать о развертывании и реализации изменения.
Необходимо установить график внедрения и внести изменения в порядке их влияния на процесс и сотрудников, которые управляют этим процессом.
Например, если ваша организация обновляет свое программное обеспечение, обучение сотрудников должно быть проведено до того, как программное обеспечение будет установлено на их компьютерах.
Эффективный график позволит провести все новое оборудование, материалы или обучение до того, как они будут полностью внедрены.
Внедрение без логического порядка может вызвать разочарование у тех, кто отвечает за рабочий процесс.
6. Последующие действия
Каждый раз, когда вносится изменение, всегда полезно следить за его реализацией и оценивать, как это изменение работает, и принесло ли изменение ожидаемые результаты.
Иногда изменения превышают целевые ожидания, но есть случаи, когда изменения просто не работают, как запланировано.
В этом случае руководство должно признать, что это не сработало, и внести коррективы, пока не будет достигнут желаемый результат.
7. Удаление барьеров
Иногда сотрудники сталкиваются с препятствиями при внедрении изменений.
Препятствиями могут быть другие сотрудники, другие подразделения, недостаточная подготовка, отсутствие оборудования или потребности в поставках.
Иногда руководству также необходимо иметь дело с упорными или трудными сотрудниками.
Ответственность за то, чтобы сотрудники могли вносить изменения без препятствий и сопротивления, лежит на руководстве.
К сожалению, бывают случаи, когда сотрудники просто не могут принять изменения. В этих редких случаях сотрудникам просто нужно двигаться дальше, чтобы успешно внедрить необходимые изменения. Это сложные, но необходимые решения.
8. Празднуйте
Важно отмечать успехи по мере внесения изменений.Празднование небольших изменений и создание импульса для больших изменений - вот что побуждает сотрудников участвовать в этом процессе.
Когда сотрудники понимают, почему было внесено изменение, и являются частью процесса планирования и реализации изменения, это дает больше шансов на успешное внедрение.
Если вы хотите узнать больше об управлении изменениями в вашей организации, у Джона Коттера есть отличная книга «Ведение изменений с новым предисловием
», которую я настоятельно рекомендую..Как управлять расходами сотрудников
IRS установило правила того, что считается коммерческими расходами, что составляет полную запись, как вести учет и что может быть вычтено из ваших налогов. Вы можете сослаться на публикацию IRS 535, чтобы начать работу, но из-за объема информации мы рекомендуем проконсультироваться с сертифицированным специалистом в области бухгалтерского учета и финансов.
Согласно Публикации IRS 535, вычитаемые расходы - это обычные и необходимые деловые расходы.
Это определяется как:
Обычный:
- распространенный и приемлемый расход в вашей отрасли.
Необходимо:
- полезный и подходящий расход для вашей торговли или бизнеса.
Возмещение сотрудникам осуществляется по усмотрению; однако преимущество возмещения расходов сотрудникам состоит в том, что вы можете вычесть все или часть расходов, если они возмещаются сотруднику.
Общие правила расходов IRS
Некоторые из наиболее важных правил IRS в отношении расходов сотрудников, которые следует принять к сведению:
- Расходы свыше 75 долларов всегда должны иметь квитанцию.
- Никогда не возмещайте сотрудникам билеты, вызовы в суд или другие расходы, понесенные в результате незаконной деятельности.
- Сотрудникам необходимо предоставить контекстную информацию о расходах, такую как сумма, дата, продавец и то, что это должно было считаться полной записью.
- Расходы должны быть представлены в течение 60 дней с момента их возникновения.
Вычитание расходов на пробег
Стандартная ставка миль IRS рассчитывается на основе средней стоимости владения и эксплуатации транспортного средства по сравнению со средним количеством пройденных миль и пересчитывается каждый год. Лучше всего использовать стандартную ставку пробега IRS для возмещения расходов на автомобиль, поскольку стоимость бензина, ремонта и страхования уже учтена.Однако компания по-прежнему должна возмещать служащим плату за проезд и парковку. Если вы решите использовать сумму, отличную от стандартной ставки IRS, знайте, что это может иметь последствия для налогового вычета или штрафов. Перед введением другой ставки возмещения лучше проконсультироваться с налоговым специалистом.
Хотя IRS не делится своими точными расчетами, AAA ежегодно проводит исследования и опросы, чтобы оценить стоимость владения и эксплуатации транспортного средства за милю. Используя эти числа, вы можете предположить, что разбивка расчета нормы пробега выглядит примерно так:
Политики- лучший способ установить ожидания и устранить серые зоны для сотрудников.Самая распространенная причина нарушений политики расходов сотрудников связана с непониманием политики в сочетании с низкой терпимостью к поиску ответов на вопросы. Успешная политика должна быть справедливой, четко изложенной и содержать рекомендации по заданию вопросов.
Что включить в вашу политику
В вашей политике должны быть четко изложены правила, политики и ожидания. Однако вы также должны подчеркнуть цель своей политики; будь то всегда задавать вопросы перед расходами или тратить как можно меньше, намерение поможет задать общий тон.
Правила и требования:
Включите ограничения для категорий, суточных и требований к квитанциям. Четко перечислите, что можно и что нельзя сдавать, особенно по общим расходам и категориям. Четко указывайте временные рамки для представления расходов, а также все остальное, что может быть специфическим для компании.
Исключения и дискреционные обстоятельства:
Правила для чаевых и чаевых, а также что делать, если им нужно сделать что-то, выходящее за рамки политики.
Ожидания по подаче материалов и возмещению расходов:
Установите ожидания относительно того, как должны быть представлены расходы (используете ли вы программное обеспечение для управления расходами или определенную форму), а также когда и как сотрудники должны ожидать возмещения затрат.
Следующие процессы:
Опишите процесс представления расходов, будь то напрямую финансовому отделу или менеджеру. Также, если у них остались вопросы, как и к кому обратиться.
Обязательно используйте в своей политике и процессе управления расходами язык, понятный каждому.В частности, используйте простые для интерпретации категории, которые соответствуют вашему плану счетов, особенно если вы используете бухгалтерский жаргон или соглашения об именах. Упрощение их понимания для кого-то, не связанного с финансами, приведет к меньшему количеству «догадок» со стороны сотрудника.
Суточные
Если вы решите использовать суточные в своей политике расходов, на сайте gsa доступна полная разбивка суточных для федеральных служащих по штатам.gov, на которое можно сослаться. Суточные могут включать расходы на питание, проживание, Интернет и непредвиденные расходы.
Есть плюсы и минусы суточных по сравнению с фактическими расходами, которые вы должны учитывать при разработке своей политики. Суточные могут помочь установить ожидания в отношении расходов и побудить их учитывать стоимость в процессе покупки. Однако суточные также могут стать нереальными в зависимости от местоположения и могут потребовать постоянных исключений из правил.
Сделайте вашу политику расходов доступной
Используйте внутренний веб-сайт или инструмент управления расходами, чтобы убедиться, что у всех есть быстрый и легкий доступ к политике. Это улучшит соответствие политике, если сотрудники смогут получить доступ к политике до или по мере того, как они понесут расходы. Убедитесь, что сотрудники также имеют легкий доступ к любому программному обеспечению или формам, необходимым для представления расходов.
Образец правил расходной политики
Чем точнее ваши правила, тем меньше будет путаницы.Однако чем больше правил вы должны соблюдать, тем сложнее будет для сотрудника, что увеличивает риск ошибки. Это должен быть баланс между тем, что наиболее важно отметить, и тем, что должно содержаться в целях политики.
- Возмещаемые расходы свыше X долларов всегда должны иметь квитанцию.
- Стоимость обедов для клиентов не должна превышать X долларов.
- Любой расход должен иметь примечание.
- К оплачиваемым расходам должен быть связан клиент.
- Расходы должны быть представлены в течение 60 дней с даты транзакции.
- Все расходы должны иметь категорию.
- Любой расход должен иметь примечание.
- Возмещаемые расходы не включают: пользование мини-баром, спа, развлечениями в номере и другие удобства отеля.
Подробнее: Создание специальных политик расходов
То, как вы управляете расходами сотрудников, может иметь большое влияние на вашу финансовую отчетность, налоги и чистую прибыль.Убедитесь, что вы ведете надлежащий учет, данные полны и соответствуют вашей политике и правилам IRS.
Как вести учет расходов
Коллекция должным образом хранимых записей будет одним из ваших главных союзников в случае аудита. Будьте активны - не ждите, пока приедет IRS, чтобы узнать, как вам следует вести учет. Проконсультируйтесь с бухгалтером во внешнем интерфейсе, чтобы определить, как ваши записи о расходах должны быть задокументированы и заархивированы.В идеале вы должны искать бухгалтера или бухгалтерскую фирму, у которой есть опыт работы с вашим типом бизнеса или отрасли.
IRS требует, чтобы вы хранили свои записи в течение 3 лет только в том случае, если вы правильно подали налоговую декларацию. Однако лучше всего хранить свои записи в течение 7 лет на случай, если возникнет проблема, о которой вы не знаете. Если вы храните свои записи в электронном виде, убедитесь, что у вас есть дубликат в отдельном месте, будь то бумажный или отдельный, безопасный электронный адрес.Если вы используете систему управления расходами для хранения своих записей, убедитесь, что у вас будет беспрепятственный доступ к ним в течение 7 лет и что у них есть резервные копии всех ваших записей.
Также убедитесь, что ваши записи надежно защищены от краж, несчастных случаев и человеческих ошибок, будь то бумажная или электронная копия.
График ведения документации IRS следующий:
- Храните записи в течение 3 лет, если ситуации (4), (5) и (6) ниже к вам не относятся.
- Храните записи в течение 3 лет с даты подачи первоначальной декларации или 2 лет с даты уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже, если вы подадите заявку на получение кредита или возмещения после подачи декларации.
- Храните записи в течение 7 лет, если вы подаете иск о возмещении убытков от обесценения ценных бумаг или вычета безнадежных долгов.
- Храните записи в течение 6 лет, если вы не сообщаете доход, который вы должны сообщить, и он составляет более 25% от валового дохода, указанного в вашем отчете.
- Храните записи бессрочно, если вы не подадите декларацию.
- Храните записи бессрочно, если вы подаете мошенническую декларацию.
- Храните налоговую отчетность по найму в течение как минимум 4 лет после даты наступления срока уплаты или выплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже.
Нет срока ограничений для начисления налога, если декларация является поддельной или когда декларация не подана. Если доход, о котором вы должны были сообщить, не указан, и он составляет более 25% валового дохода, указанного в декларации, время для оценки составляет 6 лет с момента подачи декларации.
Если у вас есть сотрудники, вы должны хранить всю свою налоговую отчетность в течение как минимум 4 лет после наступления срока уплаты или выплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже.
Обзор расходов на маршрутизацию
По мере роста вашей организации становится все более важным иметь дополнительные уровни утверждения. Контекст расходов является ключом к окончательному пониманию того, находится ли что-то в рамках политики, и чем больше становится организация, тем дальше один человек удаляется от понимания всего контекста.Рассмотрите возможность направления расходов через менеджеров отделов или групп для первого уровня утверждения перед отправкой в отдел финансов.
Обеспечение соблюдения вашей политики в отношении расходов
Сотрудники бухгалтерии должны будут следить за тем, чтобы сотрудники соблюдали установленную политику, которая включает в себя правильное распределение расходов. В конце месяца следует пересмотреть расходы, чтобы обеспечить правильное кодирование таких товаров, как еда (продажи, путешествия, товары, услуги).питание для сотрудников и местных столовых), включение соответствующей квитанции (исходя из требований к минимальной сумме), а также регистрация всей другой необходимой информации. Многие из этих шагов можно автоматизировать, установив программное обеспечение для отслеживания расходов.
Вам также нужно будет решить, какие последствия могут иметь нарушение вашей политики, будь то просто отрицание расходов или если есть первые нарушения (возможно, из-за честных ошибок при перерасходе средств), которые вы допустили.Это будет полностью произвольно, но получение поддержки от любого утверждающего менеджера гарантирует, что компания не будет рассылать смешанные сообщения.
Если ваша компания решила использовать программу корпоративных карт, обязательно установите особые правила для держателей карт. Также убедитесь, что держатели карт осознают свою ответственность. Часто сотрудники считают, что корпоративные карты - это основа для банковского счета компании и что им не нужно хранить квитанции или расходовать свои транзакции.В IRS действуют те же правила в отношении расходов по корпоративным картам, что и в отношении возмещаемых расходов.
Однако вы можете решить, что для возмещаемых расходов свыше 25 долларов требуется квитанция, тогда как в качестве расходов по корпоративной карте может использоваться правило IRS о расходах свыше 75 долларов, требующее квитанции. Если у вас есть другие правила для держателей корпоративных карт, чем у вас, в отношении возмещаемых расходов, подумайте о написании двух отдельных политик расходов и распространении среди сотрудников только применимых.
Большинство компаний не используют данные о расходах своих сотрудников для создания регулярных отчетов, часто потому, что эти данные разделены внутри отчетов о расходах и разделены на произвольные даты представления или названия отчетов, которые часто не имеют большого отношения к фактическим расходам внутри .
Однако, если вы решите использовать систему отчетности о расходах в реальном времени, вы сможете вникнуть в свои данные о расходах, чтобы найти полезные идеи, которые могут помочь обосновать бизнес-решения.
Отчетность о расходах в реальном времени
Существует неограниченное количество вариантов отчетности, которые можно настроить для вашего бизнеса, создав специальные теги расходов для отслеживания информации, которую ваша компания считает наиболее важной.
Мониторинг денежных потоков в реальном времени
Отслеживание расходов по запросу
Динамика расходов по категориям, поставщикам и другие отмеченные расходы
Оптимизируйте свои расходы, анализируя тенденции, такие как объединение заказов, заключение соглашений с отелями или другими поставщиками туристических услуг и т. Д.Вы также можете перекрестно ссылаться на точки данных, чтобы копнуть глубже, сравнивая расходы отдела или отдельных лиц с этими ориентирами.
Отчетность о рентабельности инвестиций
Получите подробную информацию о расходах по клиентам, мероприятиям или проектам, чтобы понять, насколько выгодны инвестиции и выгода для компании.
Узнайте, как управлять расходами в Abacus
Если все сделано правильно, отчеты о расходах могут дать исчерпывающее представление о расходах компании.Проверка и одобрение - это только начало. С отчетами о расходах в режиме реального времени ваша команда получит мощный способ раскрыть историю ваших расходов и постоянно оптимизировать расходы сотрудников.
.Как улучшить рабочее место
Rawpixel.com/ShutterstockРабочая среда влияет на ваше настроение, драйв, психическое здоровье и производительность. Если сотрудники работают в унылой офисной обстановке с недружелюбными работниками, у них, скорее всего, не будет достаточно уверенности или удовлетворения от работы, чтобы высказаться. Вот почему создание благоприятной рабочей среды критически важно для успеха вашей компании.
Важность благоприятной рабочей среды
Создание благоприятной рабочей среды более глубоко мотивирует и вовлекает ваших сотрудников, что приводит к более высокому удовлетворению работой и удержанию сотрудников в вашей организации, не говоря уже о меньшем стрессе среди ваших сотрудников.Здоровая рабочая среда дает вам и вашим сотрудникам возможность поделиться идеями об успехе вашей компании, которые могут помочь вашей организации расти. Здоровая офисная среда также может повысить продуктивность ваших сотрудников и снизить ваши шансы справиться с частыми пропусками работы, а в некоторых отраслях - с компенсацией работникам и медицинскими требованиями.
Как выглядит токсичная офисная среда?
С другой стороны, благоприятная рабочая среда - токсичная рабочая среда.Отсутствие надлежащего общения между сотрудниками - или, что еще хуже, передача нечеткой или неверной информации - является ключевым признаком токсичной рабочей среды. Отсутствие баланса между работой и личной жизнью или отсутствие свободного времени также могут указывать на токсичную рабочую среду. Наиболее очевидным показателем токсичной офисной среды является то, что корпоративная культура ставит во главу угла бизнес-результаты за счет удержания сотрудников, удовлетворенности работой и психического здоровья.
Что включает в себя позитивная рабочая среда?
Благоприятная рабочая среда ставит во главу угла успех в бизнесе и счастье сотрудников.Если вы сосредоточены на создании благоприятной рабочей среды, убедитесь, что культура вашей компании включает баланс между работой и личной жизнью (например, разрешая удаленную работу), беспрепятственный поток идей между сотрудниками и руководством, не опасаясь резкой критики, и разумную политику. на отпуск и оплачиваемый отпуск.
Создавая благоприятную рабочую среду, вы также должны думать о своем офисе как таковом. Имейте в виду следующие вопросы:
- Достаточно ли у ваших сотрудников места для выполнения своей работы, не занимая чужое место?
- Предоставляете ли вы своим сотрудникам надлежащую конфиденциальность, обеспечивая при этом прозрачность того, как они используют свое время на работе?
- Предлагаете ли вы помещения, где сотрудники могут делать перерывы или обсуждать рабочие вопросы со своими коллегами?
При этом создание благоприятной среды выходит далеко за пределы вашего офиса.Вы также должны задать себе следующие вопросы:
- Какие возможности вы предоставляете для сбора ваших сотрудников за пределами вашего офиса для веселых групповых мероприятий, которые могут поднять командный дух и помочь в достижении миссии вашей компании?
- Понятно ли вашим сотрудникам, в чем состоит миссия вашей компании?
- Разрешаете ли вы удаленную работу, когда ваши сотрудники заболевают или вам нужно позаботиться о личных нуждах дома?
- Сколько отпускных, личных, больничных и оплачиваемых выходных дней вы разрешаете?
Эти вопросы могут помочь вам создать благоприятную рабочую среду, но, прежде всего, ключевыми являются здравый смысл, такт и сочувствие - другими словами, отношение к своим сотрудникам как к людям, а не только к бизнес-инструментам.Вот четыре способа улучшить рабочую среду и, в свою очередь, повысить вовлеченность сотрудников.
1. Нанимайте хороших членов команды (и не бойтесь отпускать плохих).
Успешные предприятия знают, что благоприятная рабочая среда начинается с найма правильных людей. Убедитесь, что ваши сотрудники являются профессиональными и командными игроками. Та же идея переносится на тех, кто уже находится в офисе. Когда сотрудники работают с токсичными людьми, они с большей вероятностью сами станут токсичными, в результате чего ваша компания окажется в токсичной рабочей среде.
«Удивительно наблюдать, как одно плохое отношение влияет на повседневную работу каждого, - сказала Клэр Маршалл Кроуэлл, главный операционный директор A. Marshall Hospitality. «Я не могу сказать вам, сколько раз меня благодарили за то, что я отпустил ядовитых сотрудников. Хотя это сложно сделать, в конечном итоге это влияет на рабочую среду, которую могут почувствовать не только наши сотрудники, но и наши [клиенты ]. "
2. Улучшить освещение.
Освещение играет жизненно важную роль в производительности и поведении рабочих.В статье MBA @ UNC, онлайн-программы MBA Университета Северной Каролины в Чапел-Хилл, говорится, что естественное освещение улучшает настроение, энергию и психическое здоровье, что значительно влияет на концентрацию внимания и продуктивность. Но, согласно опросу, проведенному Pots Planters & More, почти половина офисных работников заявили, что в их офисе практически нет естественного света.
Если невозможно обеспечить естественное освещение через окна, есть другие варианты. Согласно статье, обогащенные синим светом лампочки могут снизить усталость, повысить уровень счастья и повысить производительность труда.Используйте этот тип освещения в комнатах для мозгового штурма. В комнатах для собраний или отдыха используйте более теплые тона, чтобы обеспечить спокойствие и расслабление. В конференц-залах используйте средние тона, которые приветствуют сотрудников, сохраняя при этом бдительность.
3. Сделайте офис комфортным.
Чистый, привлекательный офис может иметь огромное влияние на отношения между коллегами и менеджерами, - сказал Майк Канарелли, генеральный директор и соучредитель Web Talent Marketing.
«Даже если солнце не светит на ваше рабочее место, постарайтесь создать расслабляющую атмосферу с помощью удобной мебели, рабочего оборудования и некоторых дополнительных удобств», - сказал он.
Например, дайте своим сотрудникам возможность работать там, где им удобно. Вы можете заполнить офис удобными стульями, а также дать им возможность сидеть или стоять за их столом.
Согласно исследованию Pots Planters & More, люди, которые называют свою рабочую мебель «плохой», в три раза чаще считают свою офисную среду менее продуктивной и в два раза чаще считают ее «угнетающей».
«Сделайте так, чтобы [работникам] было проще покупать такие вещи, как мячи для упражнений и растения на гроши компании, - сказал AJ Шанкар, генеральный директор и основатель компании Everlaw, занимающейся разработкой программного обеспечения для судебных разбирательств.«Мы также доверяем нашим сотрудникам распоряжаться своим временем. Они могут делать перерывы, чтобы поиграть в игры или просто подзарядиться».
Когда сотрудники выбирают пространство, в котором им комфортно, дайте им свободу настраивать свое пространство, поскольку все работают по-своему, сказал Джош Тернер, генеральный директор платформы обратной связи с пользователями UsersThink. Он предлагает избавиться от «всего одного и того же» и дать каждому возможность настроить свои собственные настройки.
4. Улучшение коммуникации.
Будьте внимательны к тому, как вы взаимодействуете с сотрудниками. Члены команды и высшее руководство должны сосредоточиться на своих методах коммуникации и влиянии, которое они оказывают на создание благоприятной рабочей среды.
«Сотрудники мотивированы и чувствуют себя ценными, когда им дают положительное подкрепление и показывают, как их работа способствует успеху бизнеса», - сказал Доминик Джонс, главный кадровый директор HEXO Corp. способствует достижению более широких целей организации.
Но оцениваются не только сотрудники. Менеджеры также должны быть открыты для обратной связи, сказала Саманта Ламберт, директор по персоналу Blue Fountain Media.
«Когда вы вовлекаете своих сотрудников в процесс принятия решений, чтобы создать лучшую рабочую среду, они чувствуют, что их ценят», - сказал Ламберт. «Не бойтесь спрашивать сотрудников об их мнении о предлагаемых новых преимуществах или о том, что они думают о новом клиентском проекте».
Пока вы работаете над общением, не забывайте проявлять благодарность за упорный труд.По словам Дэвида Стерта, исполнительного вице-президента по маркетингу и развитию бизнеса O.C. Институт Таннера, эффективное признание сотрудников может преобразовать и поднять организацию.
«Это пробуждает энтузиазм, способствует инновациям, укрепляет доверие и способствует достижению конечных результатов», - сказал он. «Даже простое« спасибо »после того, как сотрудник делает все возможное для выполнения проекта или проводит несколько ночей допоздна, имеет большое значение».
Сэмми Карамела, Шеннон Гаузепол и Бриттни Морган внесли свой вклад в подготовку и написание этой статьи.Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.
.Как настроить удаленную работу во время коронавируса. Необходимые решения, если ваша команда работает удаленно
Приказ вашим сотрудникам работать из дома - вынужденная, но необходимая мера во время глобальной пандемии. Многие сознательные руководители понимают, что заражение даже одного офисного сотрудника может парализовать всю компанию на долгое время.
Но даже это ничто по сравнению с риском для жизни и здоровья людей, особенно для тех, кто старше 45 лет.
Мы много знаем о переводе сотрудников в режим домашнего офиса не понаслышке, видя, как мы уже пять лет помогаем компаниям организовывать мониторинг удаленных сотрудников.
Кроме того, за последние две недели к нам обратилось около тысячи организаций со всего мира после того, как они столкнулись с такими проблемами в связи с событиями, происходящими по всему миру.
В этой статье мы можем поделиться своими знаниями о переводе сотрудников на удаленную работу и дать несколько практических советов, как сделать этот процесс максимально безболезненным для вашего бизнеса.
Примечание: В этой статье мы обсудим сотрудников, которые работают за компьютером.
Как организовать процесс перевода сотрудников на удаленную работу?
Для этого есть три основных варианта:
- Сотрудники работают на собственных компьютерах. Это удобно, если им не нужно какое-то специальное программное обеспечение или если оно находится в облаке. Например, менеджеру по продажам нужно иметь доступ только к паре облачных баз, бухгалтеру - к серверу 1С;
- Вы даете сотрудникам рабочие компьютеры. Это хороший вариант, если им нужно специальное программное обеспечение для работы или если у работника нет дома компьютера. Этот подход наиболее удобен, если ваши сотрудники работают на ноутбуках, но в течение длительного периода времени (а, как вы знаете, карантин может затянуться), не проблема переместить даже стационарный компьютер;
- Организуете удаленный доступ к RDP через VPN. Хороший промежуточный вариант. Вашему дизайнеру нужен доступ к корпоративному файловому хранилищу и компьютеру с достаточной мощностью? Запустите удаленный рабочий стол на своей рабочей станции и позвольте им использовать его.
Помните, что если вы предоставляете сотрудникам удаленный доступ к рабочим серверам или станциям, вам необходимо позаботиться о безопасности корпоративных данных. Это особенно верно, если вы работаете с личными данными, которые защищены законом. Безопасные каналы подключения, фильтры по IP и MAC-адресам, двухуровневая авторизация - позаботившись вначале об информационной безопасности, вы застраховываете себя от многих проблем в будущем.
Также обратите внимание на то, чтобы у сотрудника дома был качественный широкополосный доступ и высокоскоростной Интернет.Если их подключения к Интернету дома недостаточно для выполнения задач, вы можете предложить сотрудникам подключить второго провайдера с достаточными скоростными характеристиками на время их работы. И делать это, конечно же, за счет организации.
Как контролировать удаленных сотрудников?
Многочисленные исследования показывают, что сотрудники работают дома даже эффективнее, чем в офисе. Например, исследование Gallop сообщает, что когда сотрудник переключается на удаленную работу, его производительность увеличивается на 20%.
У нас нет причин сомневаться в такой достоверной публикации, но это исследование было сосредоточено только на сотрудниках, которые перешли на удаленную работу сознательно и добровольно, точно зная, что им понадобится, и будучи уверенными, что найдут силы для самоорганизации.
Однако не проводилось исследований производительности сотрудников, которым пришлось изменить свой обычный рабочий распорядок и работать из дома, потому что им было сказано это сделать (например, в контексте глобальной пандемии).По нашему опыту, производительность таких рабочих будет значительно ниже.
Сотрудник, который привык работать в офисе, ассоциирует свой дом в первую очередь с отдыхом, поэтому даже самые мотивированные сотрудники, работая из дома, могут начать расслабляться, и их производительность неизбежно снизится. Таким образом, вы должны быть готовы к тому, что переход на домашний офис в вашей компании создаст повышенную нагрузку на руководство.
Если ваш персонал работает на компьютерах, предоставленных компанией, или через удаленный доступ к вашей собственной рабочей станции, вы имеете полное право загрузить на эти машины программу мониторинга сотрудников Kickidler.Где бы ни находился корпоративный компьютер, он остается собственностью компании и предназначен исключительно для работы. И вы, конечно же, имеете право следить за тем, как используется ваше оборудование.
Что касается случая, когда сотрудник работает на домашнем компьютере, мы рекомендуем предложить персоналу следующий фреймворк:
- Человек создает новую учетную запись пользователя, которая используется исключительно для работы;
- Они устанавливают все необходимые им программы и модуль Kickidler, отслеживающий рабочую активность, который должен быть таким же, как на офисном компьютере;
- Сотрудники работают под рабочими учетными записями и используют личные кабинеты для личных дел.
В этом случае наша программа будет отслеживать только действия сотрудника в рабочее время без взаимодействия с его персональными данными. Таким образом, не будет нарушения конфиденциальности.
Как организовать работу с удаленными сотрудниками и что должен уметь делать руководитель?
Ранее мы обсуждали техническую сторону перехода на удаленную работу, но как насчет организации самого рабочего процесса? По статистике, при переходе на удаленную работу нагрузка на управление увеличивается почти вдвое.Мы считаем, что здесь самое важное - следовать этим трем ключевым советам:
Совет 1. Индивидуальный подход - основа всего
Находясь в офисе, человек автоматически подстраивается под его ритм, а дома он живет так, как хочет. Некоторым людям удобнее работать именно с 10 утра до 6 вечера, другие предпочитают подходить к работе в несколько сеансов по пару часов каждое, третьи становятся продуктивными только около 20 часов. Мы все разные, поэтому главное правило удаленной работы:
Если привычки сотрудника не мешают работе, не просите его изменить эти привычки
Конечно, менеджер по продажам должен работать по обычному графику, с утра до вечера - так работает большинство компаний.Но программисты, бухгалтеры, инженеры не обязаны придерживаться такого графика, если этого не требует специфика их работы. Запланируйте пару встреч с сотрудниками, когда это удобно для всех - в большинстве случаев этого достаточно для удаленного управления вашей командой - и после этого отслеживайте не количество времени, которое человек тратит на работу, а результаты, которых они достигают.
Совет 2. Создайте атмосферу доверия и заинтересованности
Предлагая сотрудникам возможность работать удаленно, вы автоматически даете им определенные преимущества.Более гибкий график, более комфортные условия работы, меньше контроля - все эти факторы будут работать только в том случае, если ваши подчиненные действительно заинтересованы в выполнении своих обязанностей.
Испытывая немного больше свободы, человек быстро привыкает управлять своим расписанием, но в то же время он начинает сильнее реагировать на акты деспотизма. Неоправданные (акцент на этом слове) изменения условий работы, постоянные чрезвычайные ситуации, задачи, которые необходимо выполнять прямо сейчас - все это серьезно сказывается на мотивации удаленных сотрудников, а вместе с тем и их эффективность.
Постарайтесь воспринимать удаленного работника не столько как подчиненного, сколько как подрядчика или партнера. Объясните им задачу и опишите их KPI, а затем покажите им, что вы доверяете их способности решать бизнес-задачи. И все же…
Совет 3. Доверяйте, но проверяйте
Мотивация и доверие - эти вещи, безусловно, важны, но вам все равно необходимо отслеживать количество времени, которое ваши удаленные сотрудники проводят в работе. Это поможет вам хотя бы увидеть, кто хорошо справляется со своими задачами.Вот простой пример. Допустим, у вас есть программист Джеймс Браун, который хорошо справляется со своей работой. Он вводит код вовремя, не пропускает дедлайны, и на первый взгляд кажется, что все в порядке ... Вот только Джеймс тратит на рабочие задачи 12-13 часов в день вместо запланированных 6-8 часов. При таких темпах ваш сотрудник выгорит через месяц или два, и вам придется искать замену, а это приносит ненужные хлопоты и незапланированные расходы.
Проблема с удаленными сотрудниками в том, что вы не видите, как они работают.В офисе руководитель группы заметил бы, что Джеймс не выполняет свои задачи вовремя, и понял бы, что этого сотрудника нужно перевести на другую задачу, которая больше соответствует его навыкам. Но что касается удаленного взаимодействия… Поверьте, вы можете заметить такие вещи и удаленно!
Для этого используйте диспетчеры времени, которые помогают рассчитать количество часов, потраченных на задачу. У нас есть такой инструмент. Он называется Autokick и является частью функциональности Kickidler.Этот модуль отслеживает активность на компьютере и автоматически формирует отчеты, помогая вам оставаться в курсе всего. Это определенно полезно как для руководителя, так и для сотрудника.
С какими проблемами сталкиваются работодатели удаленных сотрудников и как их решать?
Итак, мы поделились с вами способами организации удаленной работы в вашей компании, а теперь давайте поговорим о проблемах, с которыми вы, вероятно, столкнетесь. Основных всего три:
Задача 1. Падение производительности
Ранее мы говорили о том, какие преимущества получает сотрудник от удаленной работы.Индивидуальный график, комфортные условия работы - все это здорово, но ... К сожалению, практика показывает, что многие люди в условиях независимости быстро теряют дисциплину. Не все привыкли к самообладанию. Если человек всю жизнь проработал в офисе, где он находился под чьим-то присмотром и в окружении коллег, дома он автоматически будет менее продуктивным.
Выход один - не ослаблять надзор. Ваши сотрудники должны знать, что работа есть работа - независимо от того, где они находятся, дома или в офисе.Следите за KPI каждого сотрудника, старайтесь как можно скорее выяснить причины любых задержек или ошибок и всегда держите верх. Вы заметили в Kickidler, что обед менеджера растянулся на несколько часов? Позвони им; спросите их, что случилось и почему они не выполняют свою работу. Пару таких звонков, и человек поправится.
После перевода офиса на удаленную работу контроль должен стать более жестким, чем в офисе - по крайней мере, вначале. Вот почему мы рекомендуем вам использовать модули тайм-менеджмента.Если ваши люди будут знать, что вы следите за их рабочими днями, им будет намного легче преодолеть прокрастинацию и сосредоточиться на своих задачах.
Проблема 2. Нарушение связи
Даже в офисной среде взаимодействие между отдельными сотрудниками часто может стать проблемой. Встречи с участием нескольких отделов могут стать настоящей головной болью. Вы точно знаете, как сложно запланировать такие встречи, чтобы всем было удобно. А потом, когда дело касается удаленной работы, простейшая переписка между командами может тянуться неделями.
Во избежание подобных проблем составьте подробное описание всех стандартов, составьте график и убедитесь, что его соблюдают все сотрудники. Вот пример для одной недели:
|
Чем прозрачнее и понятнее будут все ваши требования, тем проще будет управлять удаленной командой. Конечно, вам все равно придется планировать время для совместных мероприятий, учитывая графики работы участников таких мероприятий. Но когда все улажено, обсуждений не может быть. Планируется собрание персонала? Его должны посетить все.
Задача 3. Снижение вовлеченности
Когда человек работает дома, один за компьютером, он быстро теряет связь со своей командой.Это особенно актуально для людей, которые привыкли активно взаимодействовать с коллегами - общаться, генерировать идеи, что-то создавать. Находясь в принудительной изоляции, они быстро теряют жизненные силы и начинают хандрить.
Чтобы этого избежать, необходимо поддерживать внутрикорпоративную связь:
- Голосовые вызовы;
- Видеоконференции;
- Групповые чаты с эмодзи, стикерами и другими способами выражения эмоций.
Помните, что каждый человек - где бы он ни был - является частью вашей компании, важным членом вашей команды.Будьте внимательны к своим людям, оставайтесь с ними на связи. Таким образом, проблемы с удаленными сотрудниками обойдут вас стороной!
Программное обеспечение для мониторинга сотрудников Kickidler
